Архивное хранение бумажных документов

Долговременное архивное хранение бумажных документов — необходимость для многих организаций. Первичные документы (счета-фактуры, накладные, акты, кассовые и документы строгой отчетности), документы бухгалтерского и налогового учета, кадровая документация, медицинские карточки, личные дела — лишь частичный перечень документов, условия и сроки хранения которых регулируются законодательно.

Существую различные способы хранения. В собственных помещениях предприятий, организаций, университетов, коммерческих структур. Можно пользоваться услугами специализированных хранилищ, если такое хранение происходит в соответствии с нормативными требованиями. Где и как хранить — зависит от размеров архивов и задач хранения. При этом необходимо иметь удобный, оперативный и централизованный доступ, соблюдать сроки хранения документов, и обеспечивать своевременное уничтожение после их истечения.

Организация текущего и архивного хранения документов является непростой задачей и требует затрат ресурсов. Создание и поддержание архива в собственном помещении компании является предпочтительным, поскольку гарантирует постоянный доступ к бумажному архиву. Для этого необходимо выбрать и оборудовать помещение, соблюдая требования к условиям хранения.

Средства хранения (шкафы, картотеки, стеллажи, сейфы) должны соответствовать ряду требований. К световому, санитарно-гигиеническому, температурно-влажностному, охранному режиму, противопожарной безопасности. Кроме того, подходящая архивная мебель должна обеспечить быстрый поиск информации.

Легко систематизировать деловую документацию, распределить по типам, срокам хранения и форматам бумаги позволит офисная и архивная металлическая мебель для документов. Металлические картотеки и шкафы оптимальны для оборудования как помещения архива, так и удобного рабочего пространства. Ведь некоторые документы приходится иметь под рукой до того, как они перейдут в архивное хранение.

Документы формата А4 можно хранить разными способами:

• В картотечных шкафах можно размещать документы в подвесных папках Foolscap, или в канцелярских папках формата А4. Картотеки оснащаются центральными замками, могут отличаться материалом отделки фасада. При необходимости можно установить замки на каждый ящик. 
• В шкафах для документов, которые обеспечивают оперативный доступ к содержимому. Они различаются конструкционными особенностями, вместимостью и даже цветом дверок. Оснащаются замками повышенной секретности для ограничения доступа.
• На офисных полочных стеллажах в папках А4, либо в специальных архивных коробках для документов, в том числе — в папках Foolscap. Такие стеллажи выдерживают нагрузку до 600 кг и позволяют хранить ещё и небольшую офисную технику, канцелярские принадлежности, другие атрибуты офисного быта.
• «Первичку», личные карточки, приказы, финансовые отчетности в папках и без них удобно хранить в офисных шкафах-купе и в шкафах с дверьми типа жалюзи. Они компактны и легко поместятся в любое, даже небольшое офисное помещение. Дверцы таких шкафов складываются как жалюзи или раздвигаются в стороны.
  
• Документы, к которым нужно ограничить доступ, рекомендуется хранить в специальных бухгалтерских шкафах и сейфах. Такие шкафы имеют сварной металлический корпус, оснащаются сувальдными ключевыми и электронными кодовыми замками. В них удобно размещать папки шириной 60 мм.

Для документов и корреспонденции формата А5 используются картотеки формата А5 с разной вместимостью ящиков, телескопическими направляющими и центральными замками. Картотечные шкафы могут оснащаться запираемыми дверцами.  

Удобно для формата А6 использовать металлические картотеки формата А6, рассчитанные на хранение большого количества трудовых книжек, паспортов, военных билетов. Шкафы устанавливаются на предприятия с активным кадровым делопроизводством. 

Для больших форматов существуют специальные картотеки А1 и А0 цельносварной конструкции, ящики которых выдерживает нагрузку до 15 кг. Оптимальны для чертежей, репродукций, крупноформатной печатной продукции и бумаги.

Подвесные папки Foolscap, популярные для хранения офисных документов, можно хранить как в металлических картотеках, так и в специальных архивных коробках, которые легко расставляются на стеллажах и другой офисной мебели. 

Металлические картотечные шкафы, в том числе настольные, для любых стандартных и нестандартных размеров документов — удобное, практичное и безопасное решение для архивов предприятия любой специфики.

Функциональность и вместимость, аккуратный и привлекательный внешний вид, пожарная безопасность и долговечность конструкций — всё это делает металлическую архивную и офисную мебель оптимальным решением для задач организации хранения бумажной документации.

Система форматов А0-А10 является международной и наиболее универсальной для обозначения размеров бумажных документов. Широко распространён формат A4, который используется в бухгалтерии, финансовой отчетности, деловой корреспонденции. В России для технической документации (чертежи, схемы, тексты, диаграммы) используются форматы от A4 до A1 (складывается до A4 для хранения). Второй по популярности формат — А3. На картинке приведены точные размеры форматов в миллиметрах. По клику открывается картинка большого формата.